Besoin de temps : avez-vous pensé à déléguer vos tâches administratives ?

Posted by Myopp on juillet 24, 2020

En milieu professionnel, le temps signifie argent. C’est la raison pour laquelle les chefs d’entreprise ou de service doivent optimiser leur gestion du temps. Investir dans une solution informatique constitue un moyen efficace afin de gagner du temps au quotidien. Mais les logiciels ne peuvent pas tout faire. À un moment donné, le dirigeant aura besoin de léguer certaines missions à un collaborateur de confiance et expérimenté.

Qu’est-ce qu’un assistant administratif ?

Un assistant administratif tient une place importante dans la gestion d’une société. Le professionnel assure la réalisation des missions administratives et se porte garant de la bonne organisation au niveau interne. Son rôle principal sera la gestion des trafics administratifs sortant et entrant de son employeur. Il traite, classe, archive et met les données à la disposition de ses collaborateurs. D’autres tâches s’ajoutent généralement à cette mission principale. Il accueille par exemple les visiteurs, les clients et les partenaires. Il répond aux appels entrants et note les rendez-vous. Son employeur lui confie parfois la planification des réunions et l’organisation des déplacements professionnels de ses collègues. L’employé administratif est généralement rattaché à un service interne ou directement au service de direction. Ses missions peuvent par conséquent évoluer en fonction de sa poste au sein de l’organisation.

Quelles sont ses missions ?

Les prestations du professionnel administratif tournent autour de la bureautique, de la facturation, du suivi des dossiers et de l’accueil des courriers. Le personnel possède aussi des qualifications pour répondre et rédiger les appels de la compagnie. Les différentes missions d’un personnel administratif peuvent être classées en plusieurs catégories. Il y a le service de secrétariat conventionnel, d’achat de fourniture, de l’administration des ressources humaines, de la gestion des ventes et l’organisation des comptabilités. À noter qu’il n’est pas nécessaire que la prestation de secrétariat soit effectuée au sein de l’entreprise. Ce service peut être externalisé via un prestataire privé.

Déléguer vos tâches administratives est incontournable afin de gagner du temps. Néanmoins, il est judicieux de bien choisir son collaborateur. L’idéal est de solliciter le service d’un professionnel qualifié et expérimenté. Le critère de choix doit dépendre pareillement du salaire du prestataire du service.

Offrir de bons outils à votre assistant

L’assistant administratif exploite les outils disponibles au sein de l’entreprise. En dehors de son expérience, la performance du professionnel dépend des outils à sa disposition. C’est pourquoi il convient d’investir dans des équipements modernes et des solutions à jour. La gestion administrative requiert des logiciels destinés au traitement de texte, un ordinateur et des fournitures de bureau. L’assistant devra aussi avoir accès à la base de données du groupe afin de simplifier son travail. Actuellement, les grandes compagnies possèdent des solutions informatiques sur mesure destinée à optimiser la productivité de chaque salarié.